alıntıdır
1- Misyon ve vizyon birleşimi olan akılda kalıcı, yüreklendirici kuruluşu yansıtıcı bir Kalite Politikası belirlemelidir.
2- Kurumsal bir kimlik personeline çağrılan adla belli olur, öyleyse onlara yetenekleri, bilgisi ve becerisi dahilinde bir ünvanla işe başlamak en akıllıca olanıdır.
Değilse o ünvana yakışır bir eğitim programından geçirmek ve meyvelerini toplamak hayırlısıdır. Üst yönetim düşlenen geleceğe ulaştıracak takım arkadaşlarını bir organizasyon dahilinde yönetilmesi istenmektedir. Üst yönetim kuruluşun büyüklüğüyle alakalı bir organizasyon şemasını oluşturmalı ,yetki ve sorumlulukları belirlemelidir.
3- Üst yönetim ,kalite politikasıyla uyumlu gerçek hedefler belirlemelidir.
4- Üst yönetim ,kendisini hem içte personele ,dışta ilgili kuruluşlara temsilci olarak tanıtacağı bir temsilci atamalıdır, bu kalite yönetim temsilcisi de olabilir, Yönetim temsilcisi de olabilir adı her ne ise; işte bu üst yönetimi temsil eden kişi bu yönetim sisteminin ana faaliyetlerini belirleme, belirlenen bu faaliyetlerin bir biriyle ilişkisini yöneten ,yönlendiren kişi olmalı ve sonuçları üst yönetime rapor etmelidir. 5- Üst yönetim düzenli olarak iç denetimlerin yapılmasını ve sonuçlarının görüşülmesini sağlamalıdır.
6- Üst yönetim , yapılan faaliyetlerin, izlenen politikanın, alınan iyileştirme kararlarının, ulaşılan hedeflerin veya ulaşılamayan hedeflerin aksayan yönlerin görüşülmesi için toplantılar yapmalı ve alınan kararların uygulandığının takibini yapmalıdır.
7- Ve üst yönetim her bireyin bir değeri olarak görmeli eğitim eksikliği olan varsa buna uygun eğitim/terbiye ve davranışı temin etmeli, fazlası olan varsa delilini göstermelidir.
8- Üst yönetim ,kaliteyi etkileyen her hangi bir durum söz konusuysa gerek gelecek nesiller için olsun, gerekse mevcut nesiller için olsun bunları yazılı hale getirmelidir.
ISO 9001 2015 Kalite Yönetim Sistemi şartları yaptığı faaliyetlere ve büyüklüklerine bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanabilir. Örneğin bir siyasi parti veya bir spor kulübü veya tek kişilik çalışan bir avukatlık bürosu da bu standardın şartlarını karşılayarak bir sistem kurabilir. Burada önemle vurgulanması gereken husus şudur her ne kadar aynı standardı rehber kabul ederek sistem kurulsa da aynı sektörde de olsa aynı tipte dokümantasyon ve sistem olması istenmemektedir. Çünkü her bir şirketin büyüklüğü yapısı personel yeterliliği ve makine teçhizat yeterliliği bir değildir.
Bunları temin etme taahhüdümüz olduktan sonra, Kalite yönetim temsilcisi eliyle; kuruluşumuzu faaliyetleri nelerdir?(sistem çarkları)
1- Pazarlama
2- Satış
3- Satınalma
4- Planlama
5- Eğitim
6- Kontrol(muayene vb.)
7- Finans
Vb. kuruluştan kuruluşa değişebilen artan veya azalan şekilde olabilir, ancak yönetim sistemini de kapsayacak şekilde faaliyetler belirlenir. (faaliyetlere bundan sonra Proses diyeceğim müsadenizle) Bu proseslerin belirli bir düzen, içerisinde birbirleriyle etkilerini de içerecek şekilde proses planlaması yapılmalıdır. Prosesler, sırası, birbirlerine olan etkileri, sorumluları, operasyonların etkinliği, performans kriterleri belirlemelidir. Bu kriterler satışta ürün sayısı, Planlamada zaman, kontrolde uygunsuzluk adeti olabilir.(Proses yaklaşımı)
Sistemin bütünüyle ilgili yapılacak çalışmalar
1- Mevcut durum analiz edilir.(işletmenin kapsamı nedir?)
2- Prosesler belirlenir.(ana ve alt faaliyetler detaylandırılır)
3- Belirlenen proseslerin uygulama adımları gözden geçirilir, aksayan yönler ,eksik yönler giderme yoluna gidilir.
4- Prosesin sorumluları belirlenir ve daha iyi nasıl yapılabilir? Sorusu bunlara sorulur.
5- Prosesin diğer faaliyetleri etkilediği noktalar tespit edilir.(örn; ar-genin tasarım bölümü, satışın satılan adet miktarını)
6- Prosesin performans kriterine göre hedef belirlenir.
7- Prosesi işletme yöntemi standarda bağlanır(gerekli görülür ise dokümante edilir, Satış prosedürü vb.)
8- İzleme ve ölçme yöntemi belirlenir(teklif takip formu ,kaç teklif verildi kaç tane kabul edildi, hedefin neresindeyiz? gibi)
İşletmede asıl olan prosesleri belirlemektir.
ISO 9001 2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardının öngördüğü bir yönetim sistemi olarak yazılması gereken asgari prosedürler;
1- Doküman kontrol prosedürü; Doküman kodlama, değişikliklerden sorumlu belirleme, ilgililere ulaşma yöntemi, işletmenin kullanmakta olduğu, uymakla zorunlu olduğu mevzuat, yönetmelik vb. nin takip yöntemlerinin belirlendiği, bir prosedür.
2- Kayıtların kontrolü prosedürü Sistem işleyişinin kontrol edilip, rapor haline getirildiği dokümanlar, sistem delili de diyebiliriz, bunların korunması ,saklanması ,elden çıkarılması(arşiv-imha) gibi yöntemlerin belirlendiği bir prosedür.
3- iç denetim prosedürü kurulan veya uygulanan sistemin uygulandığının ve şartların ne derece de yerine getirildiğinin görülmesi için yapılan iç denetim yöntemi prosedürü.
4- uygunsuzlukların kontrolü prosedürü verilen hizmet veya üretilen ürünün ayıplı taraflarının müşteriye gönderilmemesi, veya işletme içerisinde sisteme dahil edilmemesi gibi yöntemleri belirleyen bir prosedür.
5- Düzeltici ve önleyici faaliyetler prosedürü İşletmede karşılaşılan her hangi bir uygunsuzlukta alınan kararların yönteminin veya işletmede çalışan personelin konuya yaklaşımının çözüm önermesi için veya müşteriden gelen her hangi bir şikayette alınması planlanan kararların, metodunu belirlemek için belirlenen prosedür. Kısaca, ISO 9001 2015 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanması gereken asgari prosedürler bunlardır. Amaç üretilen ürünün veya verilen hizmetin aynı kalitede çıkmasını sağlamak olunca ihtiyaç duyulan daha başka dokümanlarda ortaya çıkmaktadır. Kuruluş bu doğrultuda kalite planları ve İşlem Talimatları oluşturabilir. Bunlar örnek verecek olursak alt yapı devamlılığının sağlanması için yapılan bakımlar için Bakım talimatları, veya herhangi bir davranışı kontrol altına almak için yazılan iletişim talimatı gibi talimatlar olabilir. Ortaya kuralı veya yöntemi koyunca kendiliğinden düşünülmesi gereken bir doküman da ortaya çıkmakta ,peki ben bunların uygulandığını nasıl göreceğim? Sorusunun cevabı da işletme uygulama formları veya raporlarıdır bunlarda sistemimin bir parçadır.
Özetle; 1- Kalite Planları 2- İşletme Talimatları, 3- Uygulama formları veya raporları
Artık sistem işleyişini gördükten sonra yapılması gereken durum ,işletmeyi tanıtıcı, genel işleyiş açısından tanımlayan bir dokümana ihtiyacım olmakta, kuruluş sistemini anlatan teşbihte hata olmasın, kuruluşun anayasası işlevi gören bir Kalite El Kitabı el kitabı oluşturmalıdır.
ISO 9001 2015 Kalite Yönetim Sisteminin bazı maddeleri her sektör ve kuruluşta uygulanamamaktadır. Buradaki uygulanamayan maddeler hariç bırakma olarak ele alınabilir. Fakat hariç bırakılacak maddeler 7. maddesi ile belirtilen maddelerden biri olmalı ve kuruluşta gerçekten uygulamasının olmaması gerekmektedir. Örneğin bir avukatlık bürosunda hizmetin izlemesi ve ölçülmesi için herhangi bir cihaz gerekmiyorsa bu cihazların kalibrasyon faaliyetleri hariç bırakılabilir ve hariç bırakmanın haklılık gerekçeleri ortaya net bir şeklide konulmalıdır.
ALINTIDIR