YBSBir STK’da çalışıyorum ve tüm birimleri kapsayacak şekilde bir Paydaş Yönetimi Prosedürü hazırlığı içerisindeyiz.
Prosedürün amaç ve kapsam bölümlerinin tüm birimleri kapsayacak şekilde genel ifadeler içermesi; ancak işlem basamaklarının daha çok tek bir birimin ve yurt dışı faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen çalışmaların paydaşlarına yönelik, birime özgü ve öznel bir yapıya dönüştüğü görülmektedir.
Prosedürü hazırlayan arkadaşımız, zaman içerisinde tüm birimlerin sürece entegre edilebileceğini, ancak bunun bir anda yapılmasının mümkün olmadığını ifade ediyor. Ancak prosedürün tüm birimleri kapsayacak şekilde hazırlanması planlanıyorsa, işlem basamaklarının yalnızca belirli bir birime özgü olarak hazırlanmasının prosedürün genel amacı ve kapsamıyla çelişip çelişmeyeceği konusunda değerlendirmeye ihtiyaç duyuyoruz.
Bunun dışında prosedür kapsamında aşağıdaki üç ekin yer alması planlanmaktadır:
1. Ek-1 ve Ek-3 tüm birimler için ayrı ayrı mı hazırlanmalıdır? Özellikle farklı görev ve sorumluluklara sahip birimlerin paydaşları birbirinden farklı olacağından, RACI Matrisi ve Paydaş Değerlendirme Ölçeği her birim özelinde oluşturulması mı daha doğru olur, yoksa kurum genelinde ortak bir yapı oluşturulup birimlerin bu yapı üzerinden ilerlemesi yeterli midir?
2. Her birim için ayrıca süreç diyagramı oluşturulmasına gerek var mıdır? Başlangıçta her birim için süreç diyagramı hazırlanarak paydaş yönetimi sürecinin adım adım gösterilmesi planlanmıştı. Daha sonra ise Ek-1 kapsamında hazırlanacak Paydaş Yönetimi RACI Matrisinin her birim özelinde oluşturulmasının, görev, sorumluluk ve süreçteki rollerin tanımlanması açısından yeterli olabileceği ve ayrıca bir süreç diyagramı hazırlamaya gerek kalmayacağı değerlendirildi.
Bu yaklaşım sizce uygun mudur? RACI Matrisi, süreç diyagramının yerine geçebilir mi; yoksa bu iki dokümanın birbirinden farklı işlevleri olduğundan her ikisinin de bulunması gerekir mi?
3. Çok sayıda iç ve dış paydaşı bulunan bir kurum için nasıl bir dokümantasyon yapısı oluşturulmalıdır? Kurumumuzda farklı faaliyet alanlarına sahip çok sayıda birim ve buna bağlı olarak çok çeşitli iç ve dış paydaş bulunmaktadır. Bu nedenle hazırlanacak prosedürün hem kurum genelinde ortak bir standart oluşturması hem de her birimin kendi faaliyet alanına özgü paydaş yönetimini doğru şekilde yansıtması önem taşımaktadır.
Bu kapsamda, tüm birimleri kapsayan bir Paydaş Yönetimi Prosedürü için önerilen doküman yapısı nasıl olmalıdır? Prosedürün ana metni ne ölçüde genel tutulmalı, birimlere özgü uygulamalar ise hangi doküman veya ekler üzerinden tanımlanmalıdır?
Bu konularda görüş ve önerilerinizi almak isteriz.
Teşekkürler
Prosedürün amaç ve kapsam bölümlerinin tüm birimleri kapsayacak şekilde genel ifadeler içermesi; ancak işlem basamaklarının daha çok tek bir birimin ve yurt dışı faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen çalışmaların paydaşlarına yönelik, birime özgü ve öznel bir yapıya dönüştüğü görülmektedir.
Prosedürü hazırlayan arkadaşımız, zaman içerisinde tüm birimlerin sürece entegre edilebileceğini, ancak bunun bir anda yapılmasının mümkün olmadığını ifade ediyor. Ancak prosedürün tüm birimleri kapsayacak şekilde hazırlanması planlanıyorsa, işlem basamaklarının yalnızca belirli bir birime özgü olarak hazırlanmasının prosedürün genel amacı ve kapsamıyla çelişip çelişmeyeceği konusunda değerlendirmeye ihtiyaç duyuyoruz.
Bunun dışında prosedür kapsamında aşağıdaki üç ekin yer alması planlanmaktadır:
- Ek-1: Paydaş Yönetimi RACI Matrisi
- Ek-2: Paydaş Analiz Tablosu
- Ek-3: Paydaş Değerlendirme Ölçeği
1. Ek-1 ve Ek-3 tüm birimler için ayrı ayrı mı hazırlanmalıdır? Özellikle farklı görev ve sorumluluklara sahip birimlerin paydaşları birbirinden farklı olacağından, RACI Matrisi ve Paydaş Değerlendirme Ölçeği her birim özelinde oluşturulması mı daha doğru olur, yoksa kurum genelinde ortak bir yapı oluşturulup birimlerin bu yapı üzerinden ilerlemesi yeterli midir?
2. Her birim için ayrıca süreç diyagramı oluşturulmasına gerek var mıdır? Başlangıçta her birim için süreç diyagramı hazırlanarak paydaş yönetimi sürecinin adım adım gösterilmesi planlanmıştı. Daha sonra ise Ek-1 kapsamında hazırlanacak Paydaş Yönetimi RACI Matrisinin her birim özelinde oluşturulmasının, görev, sorumluluk ve süreçteki rollerin tanımlanması açısından yeterli olabileceği ve ayrıca bir süreç diyagramı hazırlamaya gerek kalmayacağı değerlendirildi.
Bu yaklaşım sizce uygun mudur? RACI Matrisi, süreç diyagramının yerine geçebilir mi; yoksa bu iki dokümanın birbirinden farklı işlevleri olduğundan her ikisinin de bulunması gerekir mi?
3. Çok sayıda iç ve dış paydaşı bulunan bir kurum için nasıl bir dokümantasyon yapısı oluşturulmalıdır? Kurumumuzda farklı faaliyet alanlarına sahip çok sayıda birim ve buna bağlı olarak çok çeşitli iç ve dış paydaş bulunmaktadır. Bu nedenle hazırlanacak prosedürün hem kurum genelinde ortak bir standart oluşturması hem de her birimin kendi faaliyet alanına özgü paydaş yönetimini doğru şekilde yansıtması önem taşımaktadır.
Bu kapsamda, tüm birimleri kapsayan bir Paydaş Yönetimi Prosedürü için önerilen doküman yapısı nasıl olmalıdır? Prosedürün ana metni ne ölçüde genel tutulmalı, birimlere özgü uygulamalar ise hangi doküman veya ekler üzerinden tanımlanmalıdır?
Bu konularda görüş ve önerilerinizi almak isteriz.
Teşekkürler