Eski, Revizyon Geçirmiş Veya Kullanımı Sona Ermiş Dökümanları Tutmak Zorunlu Mu ?

Çalıştığım işletmede eski prosedürlerin bazıları sanal ortamda kayıtlı bazıları ise yok 3 revizyon geçirmesine rağmen sadece 1 tanesi kayıt edilmiş diğer 2 si yok Eski dökümasyonları saklamak zorunlu mu ?

merhabalar. eski dokümanları saklamanız gereken süreleri Eski ismiyle kayıtların kontrolü prosedüründe ne kadar arşivleyeceğiniz yazılmıştır. orada belirtilen süreler kadar saklamanız gerekmektedir sonrada imha etmelisiniz. dokümanları ömür boyu saklamanız gereksizdir. bu sebeple genelde Revize edilen dokümanın eski sürümü arşive kaldırılır. daha sonra 1 Yıl-2 yıl-3 yıl veya 5 yıl saklama süresi içerisinde arşivde saklanır(Yasal zorunluluk olanlarda saklama sürelerinde yasal süreleri baz almalısınız. Örn Muhasebe, insan kaynakları dokümanları) ve sonra yok edilir. sizin dokümanlarınızın eski sürümleride imha edilmiş olabilir.

Ferhat' Alıntı:

merhabalar. eski dokümanları saklamanız gereken süreleri Eski ismiyle kayıtların kontrolü prosedüründe ne kadar arşivleyeceğiniz yazılmıştır. orada belirtilen süreler kadar saklamanız gerekmektedir sonrada imha etmelisiniz. dokümanları ömür boyu saklamanız gereksizdir. bu sebeple genelde Revize edilen dokümanın eski sürümü arşive kaldırılır. daha sonra 1 Yıl-2 yıl-3 yıl veya 5 yıl saklama süresi içerisinde arşivde saklanır(Yasal zorunluluk olanlarda saklama sürelerinde yasal süreleri baz almalısınız. Örn Muhasebe, insan kaynakları dokümanları) ve sonra yok edilir. sizin dokümanlarınızın eski sürümleride imha edilmiş olabilir.

Genişletmek için tıkla ...

FERHAT BEY 2002 yılındaki prosedür duruyor ancak 2017 de revize edilen aynı prosedür yok revizyon kayıtlarıda mevcut değil prosedürde belirlenen süre 3 yıl kayıtlar ben bazı prosedürleri revize edeceğim onun için ayrı bir revizyon kaydı alıyım mı sizce tablo şeklinde yoksa eskisi gibi klasörleyimmi ?

Mehmet bey. Doküman arşiv süreniz 3 yıl ise 3 yıldan sonraki dokümanlarınızı yok edin kafa karışıklığı yapmasın. yeni dokümanlarınız için isterseniz Bir Düzeltici faaliyet başlatın ve eski revize edilen dokümanların bulunamadığı bu sebeple yeni arşiv sisteminizin toplanması gerekti ile ilgili işlem başlatın. yeni dokümanlarınızı oluşturun ve revizyon bilgilerini girin. eski dokümanlarınızıda güzel bir şekilde tasnifleyin. dokümanların ıslak imzalı olması mahkeme süreçlerinde istendiği için ıslak imzalı olanları klasörleyiniz. aksi takdirde eski çalışanlarınızla mahkemelik olduğunuzda ilgili talimat, görev tanımı, prosedürlerin kuruluşunuzda yayınlandığı ve çalışanların bu kurallara uyması gerektiği konusunda yayın yapıldığını ancak ıslak imzalı dokümanla ispat edebilirsiniz. bilgisayar ortamında yasal geçerliliği olmayan doküman mahkemede problem yaşatabilir. Bilginiz olsun...

Mehmet bey,

revizyonları saklamanız gerekir fakat ne kadar süre saklayacağınıza siz karar verebilirsiniz.
Revizyonlara erişemiyorsanız ve sistemde sıkıntılar var ise YGG'de revizyonları sıfırlama kararı alabilirsiniz.