Dokümantasyon Yönetimi

Dokümante edilmiş bilgiye erişimin kontrol altında olmasını, dokümanların istenmeyen değişikliğe, yetkisiz değişikliğe, silmeye açık olmama durumunu nasıl sağlıyorsunuz. Bunun için kullandığınız ücretsiz program var mı.Kendi şirketinizde kullandığınız uygulamaları paylaşır mısınız.

eğer erp kullanmıyorsanız, firmada herkesin göreceği bir ortak ağ oluşturulur, sadece yetkili kişiye (örneğin kalite yöneticisi, dokümantasyon sorumlusu vb.) bu klasöre yükleme/değişiklik yapma yetkisi verilir. diğer kullanıcılara sadece görüntüleme yetkisi tanınır. herhangi bir değişiklik yapamazlar.

Erp şirkette mevcut satın alma, üretim buradan takip ediliyor. Ortak ağ yapısı da mevcut fakat biraz daha profesyonel şekilde takip yapmak istiyorum. İş akışları yönetiminin olduğu , doğru revizyonlu kalite kaydının kullanması gibi. Ortak ağ da maalesef tam çözüm olamıyor.

O zaman QDMS tarzı bir ERP kullanmalısınız.

Merhaba,

Tüm dokümanlar departmanlara göre yetkilendirilmeli (okuma / yazma ayrımı).
Sadece doküman sahibi veya süreç sahibi revizyon yapabilmeli
Kullanıcılar yalnızca güncel ve yayımlanmış revizyona erişebilmeli.
Geçersiz doküman görünmeyecek şekilde arşivlenmeli.

Yeni doküman veya revizyon, yayınlanmadan önce dijital bir iş akışından geçmelidir
Hazırlayan → Gözden geçiren → Onaylayan sırasıyla onaylayana kadar doküman aktif OLMAMALI.
Onaylandıktan sonra tek bir kopya “yayınlanmış doküman” olarak tanımlanmalı.

Bu sayede:
Yanlış versiyon kullanımının önüne geçiliyor,
Yetkisiz düzenleme engelleniyor,
Revizyon geçmişi geriye dönük izlenebiliyor.

YANLIŞLIKLA SİLME
Sürüm kontrolü olan bir sistem kullanıldığı için eski versiyonlar otomatik olarak saklanmalı.
Silme yetkisi yalnızca sistem yöneticisinde olmalı.
sistem yöneticisi de hata yapabilir
ISO 27001 / Bilgi güvenliği Geri dönüşüm politikası ile 30–90 gün geri alma hakkı açık tutulmalı

umarım anlatabilmişimdir