Doküman Revizyonu hk.

Merhaba size sormam gereken konuyu aşağıda kısaca anlatmak istiyorum;

Şimdi Örneğin KG F 001 Giriş kontrol formu ben bu form taslağını ve içeriğini adı ile beraber tamamen değiştirmek istiyorum.
KG F 001 Paydaş analiz formu yapmak istiyorum, bu süreçte yaptığım işlemler geçerli doküman listesinde değiştirmek, revizyon talep formunu doldurup gereken açıklamaları yazmak, bir önceki forma geçersiz kaşesi vurup revizyon takip formuna işlemek.

Buraya kadar süreçte sorun yok, ancak yayın tarihi olduğu için bu dokümanı aynı doküman kodu ile farklı formatta değiştirme işlemi doğru mudur?

Değerli desteklerinizi rica ederim.

Merhaba, yaptığınız işlemde herhangi bir sorun bulunmuyor. Yalnızca şunu belirtebilirim, KG F 001 Giriş Kontrol Formu olarak tüm el kitaplarınızda, prosedürlerde, çizelgelerde ve talimatlarda vb. ilgili doküman olarak atıfta bulunan dokümanlarınızı da yeni kodu ile revize etmeniz gerekecektir.

tabiki hepsinde revizyon yapacağım ancak kod değişmiyor başka bir örnek vereyim ; örneğin ik süreci iş talimatı formatı komple değişerek oryantasyon talimatı olacak kod aynı sadece isim ve içerik komple değişecek

Merhaba,

burada dikkat edilmesi gereken kritik nokta şudur:
Doküman kodu aynı kalmak istendiğinde dokümanın amacı, kapsamı ve kullanım alanı büyük ölçüde değişiyorsa (örneğin Giriş Kontrol Formunun, Paydaş Analiz Formuna dönüştürülmesi gibi) bu işlem bir revizyon olarak değil, yeni bir doküman oluşturma olarak değerlendirilmelidir.
Çünkü doküman kodlarının temel amacı, dokümanın yaşam döngüsü boyunca izlenebilirliğini sağlamaktır. Dokümanın içeriği ve amacı tamamen değiştiğinde aynı kodu korumak ileride karışıklığa, izlenebilirlik sorunlarına ve denetimlerde uygunsuzluk bulgusuna yol açabilir.
Bu nedenle:
Yeni form için yeni bir doküman kodu açmanız,
Mevcut doküman kodunu ise kapatılmış/doküman iptal veya kullanım dışı olarak işaretlemeniz,
Değişikliği gerekçesi ile birlikte revizyon değil, doküman iptali + yeni doküman oluşturma şeklinde kayıt altına almanızı öneririm.

umarım faydalı olur

haklısınız yeni başladığım firmada yayın tarihi geri de olup doküman numarası ileride olanlar vardı onların komple doküman kodunu sistemi değiştirerek düzelttim ancak arada tekrar düzenleyip devreye aldıktan sonra kullanım dışı kalan formlar oldu. Bunları da iptal etmek yerine taslak komple değişikliği olarak düşündüm.