Revizyonlar hk.

[ozgeayaz]

Öncelikle herkese merhaba,

Çalıştığım firmada tüm dokümanların yayın tarihi 2019 ve usule uygun bir şekilde kayıt yok. Orjinal imzalı dosyalar kayıp, kontrollü kopya ile dağıtılmamış vs. Ben bu süreçte tüm formları güncel isteklere uygun şekilde tekrar hazırlayıp kaydının usule uygun ilerletilmesini başlatacağım ama aklıma takılan bir soru var. Örneğin bir makinenin kullanım talimatı 2019da yayınlı gözüken halinden bambaşka bir form haline dönüşecek. Görseller eklenecek işleyiş sıralaması değişecek vs vs. bu durumu revizyon altarak ilan etmek saçma geliyor. Çünkü tarihçeye hangi değişikliği yazıcam bir sürü var. Nasıl hareket edeceğim konusunda tıkandım tavsiyelerinizi beklemekteyim

 

[Mert Çobanoğlu]

Merhaba,

Dokümanlarda genel ve fazlaca bir revizyon yapacaksanız, doküman yönetimi prosedürünüzde açıkça formatı ve revizyonun hangi sebeplerde yapıldığını (yoksa) belirtip dokümanların tarihçesine de "formata uygun hale getirildi, genel revizyon yapıldı." yazabilirsiniz.

Ek olarak, tabi ki dokümanları revize ettiğiniz için revizyon atlatmak durumunda kalacaksınız. Eğer yeni bir doküman kodlama sistemi oluşturmayacaksanız aklıma başka yol gelmedi.

 

[ozgeayaz]

Merhaba,

Dokümanlarda genel ve fazlaca bir revizyon yapacaksanız, doküman yönetimi prosedürünüzde açıkça formatı ve revizyonun hangi sebeplerde yapıldığını (yoksa) belirtip dokümanların tarihçesine de "formata uygun hale getirildi, genel revizyon yapıldı." yazabilirsiniz.

Ek olarak, tabi ki dokümanları revize ettiğiniz için revizyon atlatmak durumunda kalacaksınız. Eğer yeni bir doküman kodlama sistemi oluşturmayacaksanız aklıma başka yol gelmedi.

Açıkçası doküman hazırlama & kontrolü prosedüründen dağıtımına kadar tüm dokümanlar değişecek ve elden geçecek öyle düşünebilirsiniz. Aslında sıfırdan yapılacak her şey ama yayın tarihine/doküman numaralarına bağlı kalınarak. Eski orjinalleri kayıp, dağıtımı yapılmamış vs gibi problemler olduğu için. Tüm sıfırdan hazırlanan dokümanlara revizyon atlatıp güzel bir dille konuyu açıklayabilmek çözümü geldi benimde. Tecrübelerinize dayanarak tabi yorum ve fikirlere açığım.. Hem çok yeni hemde tecrübesizim ama araştırarak öğrenmeye çalışıyorum

 

[gokce yılmaz]

merhaba,
biz de bu sene dokümanları aynı sebeplerden dolayı yenilemeye karar verdik ve farklı bir kodlama sistemi ile dokümanları yeniden oluşturulmuş olarak sıfır revizyon ile danışman kararında başlattık. Bazı dokümanlar hiç değişmese de kodlama değiştiği için sıfır olarak gözüküyor. Belgelendirme denetiminde de revizyon çalışması yaptığımızı bu sebeple sıfırladığımızı anlattık.

 

[yavuzv]

Madem bir çok belge ve formda değişiklik yapılacak size tavsiyem yeni prosedür ve talimatlar hazırlayıp tüm sistemi baştan aşağı revize edip sistemi işlevsek olarak kontrol altına alabilirsiniz.
Çok zor değil.
Tabi belgelendirme denetiminde bunu açıkça izah etmeniz gerekecektir.

 

[ozgeayaz]

merhaba,
biz de bu sene dokümanları aynı sebeplerden dolayı yenilemeye karar verdik ve farklı bir kodlama sistemi ile dokümanları yeniden oluşturulmuş olarak sıfır revizyon ile danışman kararında başlattık. Bazı dokümanlar hiç değişmese de kodlama değiştiği için sıfır olarak gözüküyor. Belgelendirme denetiminde de revizyon çalışması yaptığımızı bu sebeple sıfırladığımızı anlattık.

Yani güncel yayın tarihi ile farklı kodlama şekliyle mi yayınlandı bu da bir seçenek olabilir. Peki danışmanınız '' revizyon çalışması yaptığımızı bu sebeple sıfırladığımızı anlattık'' demişsiniz bunu revizyon atlatıp tarihçede gösterme şeklini neden yapmadı acaba sağlıklı mı bulmadı ki

 

[gokce yılmaz]

Yani güncel yayın tarihi ile farklı kodlama şekliyle mi yayınlandı bu da bir seçenek olabilir. Peki danışmanınız '' revizyon çalışması yaptığımızı bu sebeple sıfırladığımızı anlattık'' demişsiniz bunu revizyon atlatıp tarihçede gösterme şeklini neden yapmadı acaba sağlıklı mı bulmadı

Farklı kodlama yaptığımız için doğru bulmadı ve evrak revizyonları geçmişte çok karışmıştı, revizyon listesi sağlıklı değildi. (revizyon açıklaması yok, revizyon kaydı yok gibi., aynı dokümandan farklı doküman numaraları ile tekrar evrak oluşturulmuş vb.) bütün bunların hepsi bizi bu yola itti.

 

[ozgeayaz]

Merhaba,

Dokümanlarda genel ve fazlaca bir revizyon yapacaksanız, doküman yönetimi prosedürünüzde açıkça formatı ve revizyonun hangi sebeplerde yapıldığını (yoksa) belirtip dokümanların tarihçesine de "formata uygun hale getirildi, genel revizyon yapıldı." yazabilirsiniz.

Ek olarak, tabi ki dokümanları revize ettiğiniz için revizyon atlatmak durumunda kalacaksınız. Eğer yeni bir doküman kodlama sistemi oluşturmayacaksanız aklıma başka yol gelmedi.

Mert bey bu arada bir konuda daha bilginize başvurmak istiyorum. Revizyon atlattığım dokümanlarda önceki revizyonlu halini ıslak imzalı halini bulundurmak zorunda mıyım? Çünkü onlara erişimim yok kayıplar ama ben revizyon görmüş halini nihai formata getirdikten sonra usule göre imzalatıp arşivde tutacağım

 

[Mert Çobanoğlu]

Aslında kuruluşunuzda belirleyeceğiniz kayıtların kontrolü prosedürü /talimati vs.'ye göre bir önceki revizyonun üstüne iptal kaşesi basılıp, belirlediğiniz bir tarihe kadar arşivde tutulup sonra imha formu ile imha edilmesi en uygunudur. (Örneğin, İnsan Kaynakları Prosedürü revizyon olduktan sonra, bir önceki revizyona iptal kaşesi basılır. 2 sene arşivde tutulur, sonra imha edilir gibi..)

Ama bence bu durumlardan da kotarmak için, en uygunu yeni bir dokümantasyon kodu oluşturulup eski dokümanlarınıza bu kodlama üzerinden yeni yayınlamalar yapmanız olacaktır. Böylece eski ve ulaşamadığınız dokümanları arama zahmetinden de kurtulursunuz, revizyon atlatmak derdiyle de uğraşmazsınız. Sisteme daha da hakim olursunuz. Bana kalırsa eski dokümanlarınızı baz alarak, yeni doküman kodları ile sıfırdan imzalanmış dokümanlar sizi daha az yorar.

 

[cengizelalmis]

Merhaba Arkadaşlar,
Kontrol Planında yer alan kodlanmış bir ölçüm cihazımız bozuldu yerine yenisini aldık. kalibrasyonunu yaptırdık.
Sorum şu;
Kontrol planlarımızdaki tüm kontrol cihazlarının kodları var ve bunlar sistemde de kontrol planında da tanımlı. Cihazlardan 1 tanesi bozuldu yenisini aldık. Bunu kontrol planına işledik. Bu değişiklik kontrol planında revizyonun arttırmasını gerektirir mi? Ayrıca müşteriye bunu bildirmemiz gerekir mi?