Süreç Yönetimi

[nilderya]

Merhaba arkadaşlar.
Standardın istediği süreçler dışında başlı başına bir konu olan Süreç Yönetimini uygulayan var mı?
Süreç yönetimi nerede başlar nerede biter, dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? Nasıl bir dokümantasyon oluşturmak gerekir? şimdiden teşekkürler.

 

[kedibeni7]

Kısaca bahsedeyim kapsamlı doküman gereklerini. Sürecin başlangıcı ve bitişini de bunlara göre belirleyebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken tek nokta belirlediğiniz tüm süreçler tüm faaliyetlerinizi kapsayacak; Faaliyetlerinize yönelik değil, süreçlerimize yönelik tetkik yapacaksınız.

1. Süreç etkileşim şeması
2. Süreç kartları

• Süreç amacı, kapsamı, diğer süreçlerle ilişkisi, süreç sorumlusu, ekibi
• Süreçte kullanılan dokümanlar(iç ve dış)
• Girdiler ve çıktılar
• Kaynaklar
• Süreç akış şeması(udh süreç diyagramlarını öneririm.)
• Süreç paydaş listesi(güç çıkar ilişkisi modelini öneririm.)
• Roller ve Sorumluluklar( SAM veya RASCI şemalarını öneririm.)
• Süreç risk kartları(paydaşlar ve iç diş hususlar dahil edilecek şekilde)
• İletişim( faaliyetlerde kim kiminle ve hangi dökümanlar ile iletişim kuracak)
• Süreç performans göstergeleri
• Süreç iyileştirme faaliyetleri
• Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe)

Bunun dışında sormak istediğiniz olursa yardımcı oluruz.

 

[nilderya]

Kısaca bahsedeyim kapsamlı doküman gereklerini. Sürecin başlangıcı ve bitişini de bunlara göre belirleyebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken tek nokta belirlediğiniz tüm süreçler tüm faaliyetlerinizi kapsayacak; Faaliyetlerinize yönelik değil, süreçlerimize yönelik tetkik yapacaksınız.

1. Süreç etkileşim şeması
2. Süreç kartları

• Süreç amacı, kapsamı, diğer süreçlerle ilişkisi, süreç sorumlusu, ekibi
• Süreçte kullanılan dokümanlar(iç ve dış)
• Girdiler ve çıktılar
• Kaynaklar
• Süreç akış şeması(udh süreç diyagramlarını öneririm.)
• Süreç paydaş listesi(güç çıkar ilişkisi modelini öneririm.)
• Roller ve Sorumluluklar( SAM veya RASCI şemalarını öneririm.)
• Süreç risk kartları(paydaşlar ve iç diş hususlar dahil edilecek şekilde)
• İletişim( faaliyetlerde kim kiminle ve hangi dökümanlar ile iletişim kuracak)
• Süreç performans göstergeleri
• Süreç iyileştirme faaliyetleri
• Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe)

Bunun dışında sormak istediğiniz olursa yardımcı oluruz.

Merhaba ,

öncelikle teşekkür ederim.
Sormak istediğim bir kaç nokta var.
SAM ve RACI şemalarını insan kaynakları tarafından hazırlanıyor sanırım.
UDH süreç diyagramlarını pek bilemedim (ulastırma denizcilik haberleşme mi acaba )
Güç çıkar ilişkisine örnek olarak aşağıdaki gibi bir çalışmadan mı bahsediyorsunuz

 

[kedibeni7]

SAM ve RASCI süreçler belirlenirken, süreçlerdeki faaliyetlerde rol ve sorumluluk atanmasıdır. Süreç paydaşları, kalite sorumkuşu ve süreç sorumlusu belirler.

Google udh süreç diyagramları yazarsanız karşınıza çıkacaktır.

Verdiğiniz örnek uygun şekilde düzenlenirse olabilir.

 

[evils]

Merhaba ,sizlere birşey sormak istiyorum,5 yıldızlı otelde kaliteci olarak ilerlemeye başladım,entegre olarak 9001 ve 22000 hazırlığı yapıyorum.Süreçlerle ilgili bazı sıkıntılarım var. Şöyleki Housekeeping departmanı ,kat hizmetlerinin verildiği,buna oda temizlik ,meydan temizlik vb işler giriyor . Oda temizliği ile ilgili her bir olayın talimatı var(banyo temizlik,wc temizlik vb),ben bu departman için süreçleri oda temizlik süreci şeklnde mi ele almalıyım.Anlatabildim umarım,çok farklı bir sektör burada çalışanlar için ama fikirlere açığım

 

[yavuzv]

Merhaba arkadaşlar.
Standardın istediği süreçler dışında başlı başına bir konu olan Süreç Yönetimini uygulayan var mı?
Süreç yönetimi nerede başlar nerede biter, dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? Nasıl bir dokümantasyon oluşturmak gerekir? şimdiden teşekkürler.

Güzel bir kaplumbağa diyagramında gösterebilirsin mesela.

 

[kedibeni7]

Merhaba ,sizlere birşey sormak istiyorum,5 yıldızlı otelde kaliteci olarak ilerlemeye başladım,entegre olarak 9001 ve 22000 hazırlığı yapıyorum.Süreçlerle ilgili bazı sıkıntılarım var. Şöyleki Housekeeping departmanı ,kat hizmetlerinin verildiği,buna oda temizlik ,meydan temizlik vb işler giriyor . Oda temizliği ile ilgili her bir olayın talimatı var(banyo temizlik,wc temizlik vb),ben bu departman için süreçleri oda temizlik süreci şeklnde mi ele almalıyım.Anlatabildim umarım,çok farklı bir sektör burada çalışanlar için ama fikirlere açığım

Oda temizlik sürecinin girdisi ve çıktısı sizin işletmenize katmadeğer yaratıyorsa, çözüm konusunda karışıklıklar yaşıyorsanız, paydaşları ve sorumluları çoksa süreç oluşturabilirsiniz. Adini ne koyacağınız önemli değil. Önemli olan yukarıda açıkladığım şeyleri karşılayabilecek bir süreç oluşturmanız.

 

[TKAHRAMAN]

Kısaca bahsedeyim kapsamlı doküman gereklerini. Sürecin başlangıcı ve bitişini de bunlara göre belirleyebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken tek nokta belirlediğiniz tüm süreçler tüm faaliyetlerinizi kapsayacak; Faaliyetlerinize yönelik değil, süreçlerimize yönelik tetkik yapacaksınız.

1. Süreç etkileşim şeması
2. Süreç kartları

• Süreç amacı, kapsamı, diğer süreçlerle ilişkisi, süreç sorumlusu, ekibi
• Süreçte kullanılan dokümanlar(iç ve dış)
• Girdiler ve çıktılar
• Kaynaklar
• Süreç akış şeması(udh süreç diyagramlarını öneririm.)
• Süreç paydaş listesi(güç çıkar ilişkisi modelini öneririm.)
• Roller ve Sorumluluklar( SAM veya RASCI şemalarını öneririm.)
• Süreç risk kartları(paydaşlar ve iç diş hususlar dahil edilecek şekilde)
• İletişim( faaliyetlerde kim kiminle ve hangi dökümanlar ile iletişim kuracak)
• Süreç performans göstergeleri
• Süreç iyileştirme faaliyetleri
• Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe)

Bunun dışında sormak istediğiniz olursa yardımcı oluruz.

**Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe) ile ilgili örnek verebilir misiniz?

 

[kedibeni7]

**Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe) ile ilgili örnek verebilir misiniz?

Süreç sorumlularının kişisel hedeflere neden ulaşamadıkları?
Süreçle ilgili yaşanmış mali sıkıntılar ve bunlara karşı geliştirilmiş anlık stratejiler?
Süreçte gelinen nokta ve hedefle ilişkisi?
Süreçteki önceden belirlenmiş faaliyetler dışında ortaya çıkan iş yükü,iş gücü maliyetleri?
Süreç bütçesi?

birşekilde bir sürü ders ortaya koyabilirsiniz. Aynısından olmasa da yukarıda bahsettiğim temel sorular ışığında süreç ekibinden 6 ayda bir sorularımıza cevap istiyoruz.

 

[bykzlym]

Süreç sorumlularının kişisel hedeflere neden ulaşamadıkları?
Süreçle ilgili yaşanmış mali sıkıntılar ve bunlara karşı geliştirilmiş anlık stratejiler?
Süreçte gelinen nokta ve hedefle ilişkisi?
Süreçteki önceden belirlenmiş faaliyetler dışında ortaya çıkan iş yükü,iş gücü maliyetleri?
Süreç bütçesi?

birşekilde bir sürü ders ortaya koyabilirsiniz. Aynısından olmasa da yukarıda bahsettiğim temel sorular ışığında süreç ekibinden 6 ayda bir sorularımıza cevap istiyoruz.

Bir şablon üzerinden mi sorularınızı yöneltiyorsunuz?

 

[yavuzv]

Bir şablon üzerinden mi sorularınızı yöneltiyorsunuz?

Şablon üzerinden değildir mutlaka fakat genel olarak bu konuda sorulması gereken sorular olarak bunları düşünüp yazmıştır diye düşünüyorum.

 

[bykzlym]

Şablon üzerinden değildir mutlaka fakat genel olarak bu konuda sorulması gereken sorular olarak bunları düşünüp yazmıştır diye düşünüyorum.

Acaba belli bir çerçeve üzeriden mi gidiyor diye düşündüm. Eğer standart sorular belirlenip öğrenilmiş dersler çalışması yapılıyorsa bana göre bu çalışma eksik kalır.

 

[kedibeni7]

Hayır hayır. Bu çalışmaların tamamı projelendirilmekte yazılım ile. Sorular fikir vermek içindi. Bizim sistemimizde şunşekilde işleniyor. Yukarda yazdığım çerçevenin çok daha kapsamlısını yazılımımız kendisi çözümlemektedir. Her yılın sonunda ilgili süreç sekmesinde,ilgili faaliyete girildiğinde eğer geçmişle ilişkisiz bir sonuca varılmışsa,sistem yan tarafta uyarı veriyor. Eğer bu konuda ısrarcı olunursa,risk eşiğine kadar hataya izin veriyor,risk eşiğini geçerseniz üst yönetime süreçteki anlık faaliyetleri iletiyor. Hiçbir çalışmada şablon kullanılmasını önermem.

 

[mesutdeniz]

Hayır hayır. Bu çalışmaların tamamı projelendirilmekte yazılım ile. Sorular fikir vermek içindi. Bizim sistemimizde şunşekilde işleniyor. Yukarda yazdığım çerçevenin çok daha kapsamlısını yazılımımız kendisi çözümlemektedir. Her yılın sonunda ilgili süreç sekmesinde,ilgili faaliyete girildiğinde eğer geçmişle ilişkisiz bir sonuca varılmışsa,sistem yan tarafta uyarı veriyor. Eğer bu konuda ısrarcı olunursa,risk eşiğine kadar hataya izin veriyor,risk eşiğini geçerseniz üst yönetime süreçteki anlık faaliyetleri iletiyor. Hiçbir çalışmada şablon kullanılmasını önermem.

hangi yazılımı kullanıyorsunuz, özel yazılım mi

 

[kedibeni7]

hangi yazılımı kullanıyorsunuz, özel yazılım mi

Evet,kurumumuza özel bir yazılım.

 

[hdsgn]

Kısaca bahsedeyim kapsamlı doküman gereklerini. Sürecin başlangıcı ve bitişini de bunlara göre belirleyebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken tek nokta belirlediğiniz tüm süreçler tüm faaliyetlerinizi kapsayacak; Faaliyetlerinize yönelik değil, süreçlerimize yönelik tetkik yapacaksınız.

1. Süreç etkileşim şeması
2. Süreç kartları

• Süreç amacı, kapsamı, diğer süreçlerle ilişkisi, süreç sorumlusu, ekibi
• Süreçte kullanılan dokümanlar(iç ve dış)
• Girdiler ve çıktılar
• Kaynaklar
• Süreç akış şeması(udh süreç diyagramlarını öneririm.)
• Süreç paydaş listesi(güç çıkar ilişkisi modelini öneririm.)
• Roller ve Sorumluluklar( SAM veya RASCI şemalarını öneririm.)
• Süreç risk kartları(paydaşlar ve iç diş hususlar dahil edilecek şekilde)
• İletişim( faaliyetlerde kim kiminle ve hangi dökümanlar ile iletişim kuracak)
• Süreç performans göstergeleri
• Süreç iyileştirme faaliyetleri
• Süreçten yıl içerisinde çıkarılan dersler(kurumsal tecrübe)

Bunun dışında sormak istediğiniz olursa yardımcı oluruz.

Merhaba,
Kalite Yönetim Sorumlusu olarak çalışmaya yeni başladım. Mevcut sistem var. Fakat süreçler kaplumbaga diyagramları akışlar ve prosedürler ile karısık olarak tanımlanmiş. Nereden başlamalıyım nasıl düzenlemeliyim

 

[kedibeni7]

Merhaba,
Kalite Yönetim Sorumlusu olarak çalışmaya yeni başladım. Mevcut sistem var. Fakat süreçler kaplumbaga diyagramları akışlar ve prosedürler ile karısık olarak tanımlanmiş. Nereden başlamalıyım nasıl düzenlemeliyim

Prosedürleri bir kenara koyun. Prosesleri bir kenara koyun.
1. Prosedürleri kontrol edin. İşletmenizin ve ISO nun gereklerini karşılıyor mu? Bu konu ile ilgili birincil ve ikincil mevzuatınızı kontrol edin. Prosedürlerinizi yenilemeniz gerekiyorsa ona göre yenileyin.
2. Gelelim proseslerinize. O bahsettiğiniz proses akış diyagramlarınızı, kaplumbağa diyagramınızı girdilerinizi, çıktılarınızı vs. tek bir formatta düzenleyip yukarıda belirttiğim minimum gerekleri de ilave edip proseslerinizi oluşturun.

 

[hdsgn]

Prosedürleri bir kenara koyun. Prosesleri bir kenara koyun.
1. Prosedürleri kontrol edin. İşletmenizin ve ISO nun gereklerini karşılıyor mu? Bu konu ile ilgili birincil ve ikincil mevzuatınızı kontrol edin. Prosedürlerinizi yenilemeniz gerekiyorsa ona göre yenileyin.
2. Gelelim proseslerinize. O bahsettiğiniz proses akış diyagramlarınızı, kaplumbağa diyagramınızı girdilerinizi, çıktılarınızı vs. tek bir formatta düzenleyip yukarıda belirttiğim minimum gerekleri de ilave edip proseslerinizi oluşturun.

Dönüsunuz icin cok tesekkur ederim. Sistem olarak cok fazla talimat form uzerine kurulmus. Ve bir cogu kullanilmamis. Bunlardan min gerekli olanlari nasil belirleyebilirim.

 

[kedibeni7]

Dönüsunuz icin cok tesekkur ederim. Sistem olarak cok fazla talimat form uzerine kurulmus. Ve bir cogu kullanilmamis. Bunlardan min gerekli olanlari nasil belirleyebilirim.

Talimat/form vs fazla olması önemli değil. Niteliği ve izlenebilirliği önemli. Talimatların fazla olması işletmeye değer karar. Eğer çatışma,karışıklık yoksa talimatlar sayesinde iş adımları açıkça düzenlenmiştir. Prosedürlerde bildiremediğiniz ayrıntıları talimatlarla detaylandırabilirsiniz. Ama iyi bir izlenebilirlik zinciri oluşturmalısınız. Ne mi yapmalısınız? (yazılımınız olmadığını varsayarak yazıyorum)Prosedürleri ve içerikleri tamamladıktan sonra, talimatlara geçin. Elinizdeki tüm talimatları süreç/bölüm/kısım olarak gruplandırın. İlgili yerlere gönderin ve güncellemesini isteyin. Gereksiz olanları onlar zaten kaldıracaklardır. Süreciniz uzun olacak ama sonra kolayca tasnif yapacaksınız. Kendinize göre izlenebilirlik zinciri oluşturup prosedüre tanımlayın bunu. Hatta süreçlerde bile yeni tanımladığımız formları bile gösterme imkanınız kolaylaşacaktır.Son olarak değiştirilemeyecek şekilde birimlere dijital ortamda atın(örn.pdf olarak) iç tetkiklerde de dokümantasyon kontrolü ile denetiminizi yaparsınız. Dokümantasyon yönetimi, süreç yönetimi, risk yönetimi ve performans yönetiminin temeli olan dökümante kısmını iyi yaparsanız; geriye inanın sizin adınıza pek zor şey kalmayacaktır. Gerisini süreç sahipleri düşünsün

 

[hdsgn]

Talimat/form vs fazla olması önemli değil. Niteliği ve izlenebilirliği önemli. Talimatların fazla olması işletmeye değer karar. Eğer çatışma,karışıklık yoksa talimatlar sayesinde iş adımları açıkça düzenlenmiştir. Prosedürlerde bildiremediğiniz ayrıntıları talimatlarla detaylandırabilirsiniz. Ama iyi bir izlenebilirlik zinciri oluşturmalısınız. Ne mi yapmalısınız? (yazılımınız olmadığını varsayarak yazıyorum)Prosedürleri ve içerikleri tamamladıktan sonra, talimatlara geçin. Elinizdeki tüm talimatları süreç/bölüm/kısım olarak gruplandırın. İlgili yerlere gönderin ve güncellemesini isteyin. Gereksiz olanları onlar zaten kaldıracaklardır. Süreciniz uzun olacak ama sonra kolayca tasnif yapacaksınız. Kendinize göre izlenebilirlik zinciri oluşturup prosedüre tanımlayın bunu. Hatta süreçlerde bile yeni tanımladığımız formları bile gösterme imkanınız kolaylaşacaktır.Son olarak değiştirilemeyecek şekilde birimlere dijital ortamda atın(örn.pdf olarak) iç tetkiklerde de dokümantasyon kontrolü ile denetiminizi yaparsınız. Dokümantasyon yönetimi, süreç yönetimi, risk yönetimi ve performans yönetiminin temeli olan dökümante kısmını iyi yaparsanız; geriye inanın sizin adınıza pek zor şey kalmayacaktır. Gerisini süreç sahipleri düşünsün

Cok tesekkur ederim. Acikcasi daha once uretim sorumlusu ve uretim surec sahibi olarak gorev aliyordum. Kaliteci olarak baska bor firmaya yeni basladim. Cok fazla surec var ve yonetim kismi net degil. Bir sistem var ama asiri dokuman yogunlugu mevcutken hicbiri aktif olarak kullanilmamis ve guncellenmemis. takibi de yapilmamis. Ongorulen bir tai denetimi var ve panik yaptim sanirim.