Denetim Uygulamaları Grup Rehberliği:
Kurumsal Bilgi
Bilgi, kuruluşun kalite yönetim sistemi süreçlerini desteklemesi ve ürün ve hizmetlerin uygunluğunu sağlaması için ihtiyaç duyulan bir kaynaktır. İlk kez 9001'in 2015 baskısında açık bir şekilde ele alınmıştır. Geçmişte ISO 9001, dokümantasyonla ilgili gereklilikler de dahil olmak üzere kısmen bilgi ele alınmıştır. Ancak, paylaşılan bilgi ya da deneyimden gelen bilgi açıkça ele alınmamıştır. Bu bilgi türleri için belge kontrolü kullanılabilir.
Kurumsal Bilgi, ya kolektif deneyimlerinden ya da kişilerin bireysel deneyimlerinden gelen organizasyonun özel bilgisidir. Açık veya örtülü bir şekilde bu bilgi kuruluşun hedeflerine ulaşmak için kullanılabilir.
Kurumsal kişilerdeki kurumsal bilgi, belgelendirilmiş bilgilerle, kuruluşun süreçleri, ürünleri ve hizmetleriyle, vb. belgelenmiş olarak kaydedilebilir. Örnekler arasında bir süreç, ürün veya hizmet şartnameleri, iş talimatları, ilgili kişilerin deneyimleri ile ilgili belgelenmiş bilgiler bulunur. Süreçler ve işlemler, organizasyona ilişkin teknolojiler ve altyapılar hakkında bilgi, vb. denetçiler, belgelendirilmiş bilgi sahibi olmanın, kuruluşun bilgisinin uygun şekilde belirlendiği anlamına gelmeyebileceğinin farkında olmalıdır.
Pek çok kuruluş zaten bilgi yönetimine sistematik yaklaşımlar başlatmış ve olgun yaklaşımlara sahipken, diğerleri ilk adımlarını atmaya ya da bu konuyu ele almaya başlıyor. Denetçiler, kuruluşların bir başlangıç noktasından geçip uygulamalarını geliştirip geliştirmedikleri, ISO 9001'in yönetime PDCA yaklaşımı olduğunu akılda tutmalıdır. Bu farklı durumlar denetim sırasında uygun şekilde ele alınmalıdır.
Denetçiler, bilgi ve bilgi yönetimi gereksinimlerinin, bir kurumun içeriğine, faaliyet gösterdiği sektöre, pazarlarının rekabet gücüne, vb. göre önemli ölçüde farklılık gösterdiğinin bilincinde olmalıdır. Bazı kuruluşlar sözde bilgi sınırlarında çalışırlar. Diğer kuruluşlarla bilgi yarışması için, diğerleri nispeten istikrarlı ortamlarda çalışırlar.
Son olarak denetimler, süreçleri yürütmek ve ürün ve hizmetlerin uygunluğunu sağlamak için gereken bilginin, kalite yönetimi ve kalite faaliyetleriyle ilgili bilgileri de içerdiğini akılda tutmalıdır.
Kurumsal bilgi ve insanların yetkinliği arasında güçlü bir bağ vardır, ikincisi bilgiyi uygulama becerisidir.
Denetçiler ayrıca, kuruluşun değişen durumlarda ve yeni ürün ve hizmetler için gereken bilgiyi nasıl belirlediğini ve kullanıma sunduğunu da incelemelidir.
Bir KYS bağlamında organizasyonel bilgi gereklilikleri aşağıdaki resimde özetlenebilir:
Denetçiler, kurumların iç ve dış kaynakları göz önünde bulundurup bulundurmadığını değerlendirmelidir:
▪ Başarısızlıklardan, yanlış durumların ve başarıların yakınında öğrenme;
▪ Müşteriler, tedarikçiler ve ortaklardan bilgi toplanması;
▪ Organizasyon içinde var olan bilgileri (kapalı ve açık) yakalama, ör. rehberlik, arka plan planlaması yoluyla;
▪ Rakiplere karşı kıyaslama;
▪ Organizasyonun sürdürülebilirliğini sağlamak için organizasyonel bilgileri ilgili taraflarla paylaşma;
▪ İyileştirmeler sonucunda gerekli organizasyonel bilginin güncellenmesi.
▪ Konferanslardan gelen, fuarlara katılma, ağ kurma seminerleri veya diğer harici etkinlikler hakkında bilgi.
▪ Vb.
YBS
