Form Numarası hk.

[@MKocak]

Merhabalar,

Bulunduğum firmada kullanılan belgeler (formlar, prosedürler, talimatlar vb.) için form numarası uygulamasına geçilmesi planlanmaktadır. Bu kapsamda, form numaralandırılmasında izlenmesi gereken belirli bir usul ya da standart bulunmakta mıdır? Soruyu daha detaylandıracak olursam Örneğin

* Form numaraları için standart bir format (örneğin kod yapısı) öneriliyor mu?
* Belge türlerine göre (form, prosedür, talimat, kayıt vb.) ayrı numaralandırma sistemleri kullanılmalı mı?
* Öncelikli olarak numaralandırılması gereken belge türleri (form, prosedür, talimat vb.) var mıdır?

bu hususlarda bilgi ve önerilerinizi paylaşabilir misiniz?

 

[alpersasal]

Merhabalar,

Bulunduğum firmada kullanılan belgeler (formlar, prosedürler, talimatlar vb.) için form numarası uygulamasına geçilmesi planlanmaktadır. Bu kapsamda, form numaralandırılmasında izlenmesi gereken belirli bir usul ya da standart bulunmakta mıdır? Soruyu daha detaylandıracak olursam Örneğin

* Form numaraları için standart bir format (örneğin kod yapısı) öneriliyor mu?
* Belge türlerine göre (form, prosedür, talimat, kayıt vb.) ayrı numaralandırma sistemleri kullanılmalı mı?
* Öncelikli olarak numaralandırılması gereken belge türleri (form, prosedür, talimat vb.) var mıdır?

bu hususlarda bilgi ve önerilerinizi paylaşabilir misiniz?

Merhabalar,

Bununla ilgili bir zorunluluk yok, sadece kod yapınızı neye göre yaptığınızı yazılı bir şekilde tariflemeniz gerekmektedir. Öneri olarak aşağıdakini yapabilirim;

Prosedürler: P-xx
Talimatlar: T-xx
Formlar: F-xx
Süreçler: S-xx
Listeler: L-xx
Planlar: PL-xx

Kimi firmalarda farklı standartları temsil eden formları ayrı kodlama yaparlar, örneğin: kalite ile ilgili form ise KF-xx, Çevre ile ilgili bir form ise ÇF-xx vb.

Ancak ben bu tarz kodlamaları karışık ve yoruma açık buluyorum. O nedenle yukarıda önerdiğim gibi basit bir kod yapısı ile ilerlemenizi tavsiye edebilirim.

Çalışmalarınızda başarılar dilerim.

 

[@MKocak]

Merhabalar,

Bununla ilgili bir zorunluluk yok, sadece kod yapınızı neye göre yaptığınızı yazılı bir şekilde tariflemeniz gerekmektedir. Öneri olarak aşağıdakini yapabilirim;

Prosedürler: P-xx
Talimatlar: T-xx
Formlar: F-xx
Süreçler: S-xx
Listeler: L-xx
Planlar: PL-xx

Kimi firmalarda farklı standartları temsil eden formları ayrı kodlama yaparlar, örneğin: kalite ile ilgili form ise KF-xx, Çevre ile ilgili bir form ise ÇF-xx vb.

Ancak ben bu tarz kodlamaları karışık ve yoruma açık buluyorum. O nedenle yukarıda önerdiğim gibi basit bir kod yapısı ile ilerlemenizi tavsiye edebilirim.

Çalışmalarınızda başarılar dilerim.

Desteğiniz için teşekkür ederim.

 

[alpersasal]

Desteğiniz için teşekkür ederim.

Rica ederim,

ISO 9001:2015 DOKÜMANTASYON HAZIRLIĞI -

ISO 9001 standardının 2015 revizyonu için hazırlanması gereken dokümanları ve hazırlıkları ile ilgili tüyoların hepsini bu yazımda bulabilirsiniz.

alpersasal.com

sitemde yer alan yazılara da göz atmanızı naçizane öneririm, çeşitli konularda fikir verebilir.

İyi günler dilerim.

 

[ilkeisen]

Merhaba ben de bir şey sormak istiyorum konuyla alakalı. Bazı dökümanlarımızın başlık kısmında sağ üstte böyle bilgiler mevcut;

Dok. No: PR.14

Yayın Tarihi: --

Revizyon No: 07

Revizyon Tarihi: 09.07.2025

aynı zamanda altyazı olarak solda "döküman no" sağda "Rev. No. ve Tarihi: 00 / --" yazmakta. Ben her döküman revize ettiğimde iki yeri de doldurmak zorunda mıyım ? Altyazı kısmını kaldırsam KYS açısından bir sorun teşkil eder mi?

 

[hasan_hasan]

merhaba arkadaşlar,

bu konunun işlenmesi güzel oldu.
elimden geldiğince açıklık getirmeye çalışacağım.
doküman formatına ve içeriğine ayrı ayrı numara verilmesi yıllar önceki denetçilerin önerdiği bir fikirdir. ancak gerek yoktur. yanlış demiyorum. iş yükü!

amaç ne?
format veya içerik hiç fark etmez bu dokümanın kullanım süresi içinde hangi değişimlere uğradı. amaç budur. yani revizyon gerekçesi yazıldıktan sonra format veya içerik ben bunu görebiliyor muyum?
doküman izleme listeniz buna cevap verdikten sonra tek bir DOKÜMAN NUMARA verilmesinde herhangi bir sıkıntı yoktur.
örnekleyelim;

rev.1 / 10.02.2025 / sapma beyan formu prosedüre eklenmiştir.
rev.2 / 14.02.2025 / doküman formatına gözden geçiren kısmı eklendi

gibi.

amacı unutmayalım sisteminiz format veya içerik revizyonlarına cevap veriyor ise yöntem size kalmıştır.

bunların yanında birde gözdem geçirme dene bir konu vardır. revizyon ile karıştırılmamalıdır. dinamik dokümanlarda geçerli bir durumdur. örneğin kalibrasyon takip listesi. sıklıkla revizyon tarihleri güncelleniyor. bu tarz dokümanlarınız da her tarih değişimi revizyon değildir. güncelleme tarihi ekleyerek formun bir yerine (ayrıca bu format revizyonudur ). örneğim mart ayı işlendi tarzında alt kısmında güncelleme değişimleri takip edilebilir.

farklı bir kaç format doküman daha var ama konu uzuyor. sorular olur ise duruma göre bakarız

umarım anlatabilmişimdir.

 

[ilkeisen]

merhaba arkadaşlar,

bu konunun işlenmesi güzel oldu.
elimden geldiğince açıklık getirmeye çalışacağım.
doküman formatına ve içeriğine ayrı ayrı numara verilmesi yıllar önceki denetçilerin önerdiği bir fikirdir. ancak gerek yoktur. yanlış demiyorum. iş yükü!

amaç ne?
format veya içerik hiç fark etmez bu dokümanın kullanım süresi içinde hangi değişimlere uğradı. amaç budur. yani revizyon gerekçesi yazıldıktan sonra format veya içerik ben bunu görebiliyor muyum?
doküman izleme listeniz buna cevap verdikten sonra tek bir DOKÜMAN NUMARA verilmesinde herhangi bir sıkıntı yoktur.
örnekleyelim;

rev.1 / 10.02.2025 / sapma beyan formu prosedüre eklenmiştir.
rev.2 / 14.02.2025 / doküman formatına gözden geçiren kısmı eklendi

gibi.

amacı unutmayalım sisteminiz format veya içerik revizyonlarına cevap veriyor ise yöntem size kalmıştır.

bunların yanında birde gözdem geçirme dene bir konu vardır. revizyon ile karıştırılmamalıdır. dinamik dokümanlarda geçerli bir durumdur. örneğin kalibrasyon takip listesi. sıklıkla revizyon tarihleri güncelleniyor. bu tarz dokümanlarınız da her tarih değişimi revizyon değildir. güncelleme tarihi ekleyerek formun bir yerine (ayrıca bu format revizyonudur ). örneğim mart ayı işlendi tarzında alt kısmında güncelleme değişimleri takip edilebilir.

farklı bir kaç format doküman daha var ama konu uzuyor. sorular olur ise duruma göre bakarız

umarım anlatabilmişimdir.

Cevabınız için çok teşekkür ederim Hasan Bey, örnekler ile daha açıklayıcı oldu. Bahsettiğiniz gözden geçirme olayı da ilk zamanlarımda yaptığım hatalardan biriydi, doğrusunu öğrenince tek tek bütün dökümanları kontrol edip asıl revizyonun hangisi olduğunu bulmaya çalışmıştım. Benim için biraz zahmetli oldu O yüzden en çok dikkat ettiğim konudur. Tekrardan teşekkür ederim.