ISO 14001:2015 madde 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması
Kuruluş aşağıdakileri belirleyecektir :
a)Çevre yönetim sistemi ile ilişkili ilgili taraflar,
b)Bu ilgili tarafların ilişkili ihtiyaç ve beklentileri
(gereklilikleri)
c)Bu ihtiyaç ve beklentilerin hangilerinin kuruluş için
zorunluluk olduğu
Eğer basmakalıp bir şekilde tekdüze bir form istiyorsanız ben sizi
buraya yönlendirebilirim:
Ama işi hakkıyla yapmak isterseniz, söyleyeceklerim var:
"kuruluşun var olduğu, proseslerini gerçekleştirdiği ve bu maksatla etkileşimde bulunduğu taraflar" ilgili taraflar olarak tanımlanabilir. Bunu el kitabınızda anlatabilirsiniz.
Yalnız unuttuğunuz bir şey var. Siz dinamiksiniz. Siz derken kurumunuzdan bahsediyorum. Müşterileri değişiyor, çalışanları değişiyor, tedarikçileri değişiyor; kurumunuz büyüyor, gelişiyor, batıyor, çıkıyor. Yani siz dinamik iken, ilgili taraflarınız nasıl statik olabilir? Bunları el kitabınızda(sadece pazarlamaya yönelik durağan bir kitabınızda) ilgili taraflarınızı nasıl belirleyebilirsiniz?
El kitabınızda, ilgili tarafların tanımını yapın. İlgili tarafların nasıl kazanılıp kaybedileceğinden, ÇYS ile ilişkilerinden bahsedin. Genel anlamda sizden ÇYS kapsamında ne beklediklerini; sizin onlardan ne beklediğinizi yazın. Ve sizin olmazsa olmazlarınızı yazın.
Sonra Risk ve Fırsat Yönetimi (adı her neyse) adında oluşturduğunuz prosedürünüze 4.1 ve 4.2 maddeleri ile ilgili geniş bir yer açın. Tanımlamalara başlayın:
Ve şunları ayrıntılandırın burada:
tıklayın
Artık başladınız prosedürde istediğiniz form oluşturabilirsiniz. Bu formları nasıl oluşturduğunuzdan bahsedin. Prosedürde temel mantığınız bu paydaşları kaybetme riskiniz ya da bunların sağlayacağı fırsatlar olsun:
1. Paydaşlarınızı sınıflandırın..İç, dış, müşteri vs.
2.Sonra bunları kendi aralarında gruplayın: stratejik, temel, anahtar, birincil, ikincil vs.
3. Paydaşlarınızı tanımlayın...Genel anlamda tanımlayın, ayrıntıya çok kaçmayın.. "Sorundan kimler olumlu, olumsuz etkileniyor? - Projeye destek verenler, karşı çıkanlar kimler? - Marjinal, savunmasız ,hassas gruplar belirlendi mi? -Doğrudan etkilenenler/etkileyenler kimler? "
4.Sonra kilidi çözecek şey söyleyeyim
Bu da bir fikir sadece
Stratejik Planlama Süreci oluşturun... Tüm formları, analizleri, değişiklikleri buraya atın. Birisi bir şey mi sordu? Suçu buraya atın. Denetçi bunu neye göre yaptın? diye mi sordu, bu sürece atın. Süreçler dinamiktir. Siz girdileri ve çıktıları belirledikten sonra süreç dinamik bir şekilde değişkenlik gösterebilir.
5.Burada standarda dikkat etmek gerekiyor. Standart size bunları yazılı halde ortaya dökün, işte dokümante edilmiş bilgi şeklinde saklayın demiyor. Eğer deseydi, 3000-5000 paydaşı olan kurumlar bu işin içinden çıkamazlardı? Sizden genel anlamda gereklilikleri istiyor standart. Yoksa her paydaş için yetkinlik matrisi oluşturmak gerekirdi.
