YBS
Merhaba Arkadaşlar,
Bu yazımızda IATF 16949:2016'da kuruluşun içeriği nasıl tanımlanır detaylı olarak ele alacağız.
IATF 16949 standardını okuyarak, kuruluşun içeriğini ISO 9001: 2015'te listelenenlerin ötesinde tanımlamak için ek bir gereklilik olmadığını açıkça görüyoruz. Dolayısıyla, bir kuruluş sadece IATF 16949 ile uyumluluğu sağlamak için ISO 9001 gerekliliklerini yerine getirdiğinden emin olmalıdır.
ISO 9001 ve IATF 16949'un en son sürümlerindeki yeni gereksinimlerden biri olarak, kuruluşun içeriği genellikle uygulamanın daha karmaşık yönlerinden biridir. Gereklilik, kuruluşun Kalite Yönetim Sistemi ve / veya stratejik hedefleri üzerinde etkisi olabilecek, hem iç hem de dış tüm konuları dikkate alması gerektiğini belirtmektedir. Temel olarak, madde 4'ün tüm kavramı ve nasıl uygulandığı değişmiştir ve örgütün içeriğine ilişkin gereklilikler oldukça karmaşıktır; bu nedenle, eğer uymak istiyorsa, bir kuruluş tam olarak ne yapmalıdır?
IATF 16949 Madde 4, Örgütün İçeriği, kuruluşun kendisini değerlendirmek ve faaliyet gösterdiği bağlamı şart koşar. Bunun anlamı, özünde, hem şirketinizde hem de dışarıda hangi faktörlerin organizasyonunuzu etkileyebileceğini ve bunların aşağıdakileri nasıl etkileyebileceğini belirlemeniz gerektiğidir:
şirket kültürü
stratejik hedefler ve iş hedefleri
ürün kalitesi ve karmaşıklığı
iletişim ve bilgi akışı
kuruluşun büyüklüğü, pazar payı ve müşteri tabanı
Kalite Yönetim Sisteminin kendisi
şirket için riskler ve fırsatlar
Nereden başlıyorsunuz?
IATF 16949 standardı aslında kuruluşun içeriğini tanımlamak için herhangi bir özel yöntem belirtmez, ancak izlenecek bazı temel adımlar ve yol boyunca ulaşılması gereken kilometre taşları vardır.
Peki, nereden başlıyorsunuz? Nereden başladığına bağlı. ISO 9001'e dayalı bir KYS uyguladığınız oldu mu? Eğer öyleyse, yapmanız gereken çok az şey var çünkü IATF 16949 tam olarak ISO 9001'i takip ediyor ve karışıma herhangi bir gereklilik eklemiyor.
Ancak, eğer ISO / TS 16949'dan başlıyor ve yeni standarta geçiyorsanız, yapacak daha çok işiniz olabilir. Önceden sahip olduğunuz dokümanları gözden geçirmeniz ve neyin yararlı olduğunu, kuruluşunuzun bağlamının hangi bölümlerinin önceden tanımlandığını vb. görmeniz gerekecek. Bu bilgilerin çoğu Kalite El Kitabınızda mevcut olmalıdır, bu nedenle muhtemelen bunu yalnızca güncelleyebilirsiniz. Sıfırdan başlamaktan kaçının.
Şimdi, başlangıçtan itibaren başlıyor ve bu standardı ilk kez uyguluyorsanız, yapmanız gereken ilk şey ISO 9001: 2015 standardını okumak ve gereksinimlerine aşina olmaktır. IATF 16949, telif hakkı yasaları nedeniyle ISO metnini içeremeyeceğinden, muhtemelen standardı kendiniz satın almanız gerekecektir.
İç ve dış konuların belirlenmesi***
Madde 4, çok geniş bir alana yayılan bir organizasyona yol açabilecek iç ve dış meseleleri tanımlamanın gerekliliği konusunda oldukça belirsizdir - sadece kuruluşun kaliteli ürün veya hizmetler sunma yeteneğini etkileyebilecek konulara ve müşterilere odaklanmak gerekir.
İç bağlam, bir kurumun faaliyet gösterdiği ortamdır. Bu ortam sadece fiziksel değildir, aynı zamanda organizasyonun müşterilerine olan yükümlülüklerini, kurum kültürünü, liderlik rollerine yönelik tutumlarını ve diğer ilgili tarafların gereksinimlerini de kapsar. İçsel bağlamı belirlerken, şirket içindeki organizasyonel yapı ve süreç karmaşıklığını ve genel kültürü, değerleri ve etiği dikkate almalısınız.
Kuruluşun dış çerçevesini tanımlarken, yasal, teknolojik, politik, etik ve sosyal konuların yanı sıra çevresel kaygılar ve sosyal faktörleri de dikkate almalısınız. Dış bağlamın bazı bileşenleri genellikle şunları içerir:
Teknolojik gelişmeler
Rekabetçi manzara
Yasal ve diğer düzenlemelerde değişiklikler
Yerel ekonomideki dalgalanmalar ve pazar payı
Olayların ve durumların şirketin itibarı üzerindeki etkileri
Çoğunlukla, bir kurumun üst yönetimi bu tür bilgileri akıllarının arkasında tutar - ancak bir beyin fırtınası oturumu için sistematik bir bakış açısıyla bir araya gelmeleri gerekebilir. Bu çabaya değer, çünkü bu değerin düzgün bir şekilde düzenlenmesi ve incelenmesi, kuruluşunuzun içeriğini anlamanın değerli bir parçası olacaktır.
Başkalarının fikirleri gerçekten önemli midir?
Standart, ilgili tarafları tanımlamanızı gerektirir. Bu, temel olarak, sizin görüşünüzün, kuruluşunuzla ilgili olduğu gibi, gerçekten önemli olduğunu belirlemeniz gerektiği anlamına gelir.
İlgili taraflar, müşterileri, tedarikçileri, son kullanıcıları, ortakları ve düzenleyici kurumları, çalışanları, kurum içindeki diğer kişileri, hissedarları ve toplulukları kapsayabilir. Kısacası, ilgili taraflar kuruluşunuzu etkileyen veya kuruluşunuzdan etkilenen herkes olabilir. Etkin ve verimli bir KYS uygulamak için, bu tarafların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tanımlamak ve mümkün olduğu kadar bunları yerine getirmek kritik önem taşır. Buna karşılık, kalite yönetim çabalarınızın sürekli iyileştirilmesine yardımcı olabilecek önemli geri bildirimler sağlayacaktır.
Bu bilgiyi belgelemeli miyiz?
Tüm bu verileri topladıktan sonra, belgelemek isteyip istemediğinize karar vermenin zamanı geldi ve eğer öyleyse, ne ölçüde olursa. Standardın organizasyonel bağlamınızı belgelemesini istemezsiniz, ancak düzenli olarak izlemeniz gerekir.
Elbette, içsel içeriğinizin belirli bileşenlerini süreç haritalama, organizasyon şemaları vb. yoluyla belgelemek isteyeceksiniz, ancak geri kalanını belgelemeyi tercih edip etmediğiniz, şirketinizin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olmalıdır.
Peki, tüm bu bilgiler nereye gidiyor? En kolay ve en pratik yaklaşım bu bilgiyi Kalite El Kitabınıza eklemeniz veya güncellemenizdir. Bu, KYS’nizin genel bir görünümüdür ve önceden gerekli bilgilerin çoğunu zaten içerdiğinden, yalnızca iç ve dış bağlamlar ve ilgili taraflarla ilgili bilgileri eklemeniz gerekir. Kalite El Kitabını güncellemenin kolaylığının yanı sıra, şirketinizdeki kişiler zaten bu konuya aşinadırlar, bu nedenle çok sayıda yeni bilgi öğrenmek veya yeni dokümantasyon yapısı bulmak zorunda kalmazlar. Ancak, sıfırdan başlamayı tercih ederseniz, her zaman yalnızca bu yeni bilgilerle ilgilenen yepyeni bir belge oluşturabilirsiniz.
Daha da ileri giderek, bağlamı nasıl tanımlayacağınız, kimin dahil olduğu, nasıl ve ne zaman izlendiğini ve gözden geçirildiği ile ilgili bir prosedürü belgelemeniz gerekip gerekmediğini düşünmelisiniz. Ekstra çalışma gibi gelebilir, ancak özellikle yeni gereksinimlerle yeni başlıyorsanız, yardımcı olabilir ve ilgili kişiler bazı yönlendirme kullanabilir.
Ama, bekle - dahası var
Tüm bu çalışmalar bittikten sonra, üst yönetimin yardımıyla şirketinizin iç ve dış ortamlarını düzenli olarak izleyip gözden geçirdiğinizden emin olmalısınız. Örgütsel bağlamın bu yeni anlayışı ile PEST (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik) ve SWOT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler) gibi analizler, kuruluşunuzun bu yeni gereksinimden gerçekten yararlanmasına yardımcı olabilir.
Organizasyonun içeriği gibi yeni bir gerekliliğin belgelenmesi ve ardından terk edilmesi, kolay bir çıkış yolu gibi görünebilir, ancak tüm bu çabaları boşa harcamayın. İçeriği tanımlarken öğrendiğiniz her şey, süreçlerinizi sürekli olarak iyileştirmenin yollarını aradıkça iyi bir kullanıma sunulabilir ve ilgili tarafların şirketiniz hakkındaki görüşlerini öğrenmek yalnızca size yardımcı olur.
Bu yazımızda IATF 16949:2016'da kuruluşun içeriği nasıl tanımlanır detaylı olarak ele alacağız.
IATF 16949 standardını okuyarak, kuruluşun içeriğini ISO 9001: 2015'te listelenenlerin ötesinde tanımlamak için ek bir gereklilik olmadığını açıkça görüyoruz. Dolayısıyla, bir kuruluş sadece IATF 16949 ile uyumluluğu sağlamak için ISO 9001 gerekliliklerini yerine getirdiğinden emin olmalıdır.
ISO 9001 ve IATF 16949'un en son sürümlerindeki yeni gereksinimlerden biri olarak, kuruluşun içeriği genellikle uygulamanın daha karmaşık yönlerinden biridir. Gereklilik, kuruluşun Kalite Yönetim Sistemi ve / veya stratejik hedefleri üzerinde etkisi olabilecek, hem iç hem de dış tüm konuları dikkate alması gerektiğini belirtmektedir. Temel olarak, madde 4'ün tüm kavramı ve nasıl uygulandığı değişmiştir ve örgütün içeriğine ilişkin gereklilikler oldukça karmaşıktır; bu nedenle, eğer uymak istiyorsa, bir kuruluş tam olarak ne yapmalıdır?
IATF 16949 Madde 4, Örgütün İçeriği, kuruluşun kendisini değerlendirmek ve faaliyet gösterdiği bağlamı şart koşar. Bunun anlamı, özünde, hem şirketinizde hem de dışarıda hangi faktörlerin organizasyonunuzu etkileyebileceğini ve bunların aşağıdakileri nasıl etkileyebileceğini belirlemeniz gerektiğidir:
şirket kültürü
stratejik hedefler ve iş hedefleri
ürün kalitesi ve karmaşıklığı
iletişim ve bilgi akışı
kuruluşun büyüklüğü, pazar payı ve müşteri tabanı
Kalite Yönetim Sisteminin kendisi
şirket için riskler ve fırsatlar
Nereden başlıyorsunuz?
IATF 16949 standardı aslında kuruluşun içeriğini tanımlamak için herhangi bir özel yöntem belirtmez, ancak izlenecek bazı temel adımlar ve yol boyunca ulaşılması gereken kilometre taşları vardır.
Peki, nereden başlıyorsunuz? Nereden başladığına bağlı. ISO 9001'e dayalı bir KYS uyguladığınız oldu mu? Eğer öyleyse, yapmanız gereken çok az şey var çünkü IATF 16949 tam olarak ISO 9001'i takip ediyor ve karışıma herhangi bir gereklilik eklemiyor.
Ancak, eğer ISO / TS 16949'dan başlıyor ve yeni standarta geçiyorsanız, yapacak daha çok işiniz olabilir. Önceden sahip olduğunuz dokümanları gözden geçirmeniz ve neyin yararlı olduğunu, kuruluşunuzun bağlamının hangi bölümlerinin önceden tanımlandığını vb. görmeniz gerekecek. Bu bilgilerin çoğu Kalite El Kitabınızda mevcut olmalıdır, bu nedenle muhtemelen bunu yalnızca güncelleyebilirsiniz. Sıfırdan başlamaktan kaçının.
Şimdi, başlangıçtan itibaren başlıyor ve bu standardı ilk kez uyguluyorsanız, yapmanız gereken ilk şey ISO 9001: 2015 standardını okumak ve gereksinimlerine aşina olmaktır. IATF 16949, telif hakkı yasaları nedeniyle ISO metnini içeremeyeceğinden, muhtemelen standardı kendiniz satın almanız gerekecektir.
İç ve dış konuların belirlenmesi***
Madde 4, çok geniş bir alana yayılan bir organizasyona yol açabilecek iç ve dış meseleleri tanımlamanın gerekliliği konusunda oldukça belirsizdir - sadece kuruluşun kaliteli ürün veya hizmetler sunma yeteneğini etkileyebilecek konulara ve müşterilere odaklanmak gerekir.
İç bağlam, bir kurumun faaliyet gösterdiği ortamdır. Bu ortam sadece fiziksel değildir, aynı zamanda organizasyonun müşterilerine olan yükümlülüklerini, kurum kültürünü, liderlik rollerine yönelik tutumlarını ve diğer ilgili tarafların gereksinimlerini de kapsar. İçsel bağlamı belirlerken, şirket içindeki organizasyonel yapı ve süreç karmaşıklığını ve genel kültürü, değerleri ve etiği dikkate almalısınız.
Kuruluşun dış çerçevesini tanımlarken, yasal, teknolojik, politik, etik ve sosyal konuların yanı sıra çevresel kaygılar ve sosyal faktörleri de dikkate almalısınız. Dış bağlamın bazı bileşenleri genellikle şunları içerir:
Teknolojik gelişmeler
Rekabetçi manzara
Yasal ve diğer düzenlemelerde değişiklikler
Yerel ekonomideki dalgalanmalar ve pazar payı
Olayların ve durumların şirketin itibarı üzerindeki etkileri
Çoğunlukla, bir kurumun üst yönetimi bu tür bilgileri akıllarının arkasında tutar - ancak bir beyin fırtınası oturumu için sistematik bir bakış açısıyla bir araya gelmeleri gerekebilir. Bu çabaya değer, çünkü bu değerin düzgün bir şekilde düzenlenmesi ve incelenmesi, kuruluşunuzun içeriğini anlamanın değerli bir parçası olacaktır.
Başkalarının fikirleri gerçekten önemli midir?
Standart, ilgili tarafları tanımlamanızı gerektirir. Bu, temel olarak, sizin görüşünüzün, kuruluşunuzla ilgili olduğu gibi, gerçekten önemli olduğunu belirlemeniz gerektiği anlamına gelir.
İlgili taraflar, müşterileri, tedarikçileri, son kullanıcıları, ortakları ve düzenleyici kurumları, çalışanları, kurum içindeki diğer kişileri, hissedarları ve toplulukları kapsayabilir. Kısacası, ilgili taraflar kuruluşunuzu etkileyen veya kuruluşunuzdan etkilenen herkes olabilir. Etkin ve verimli bir KYS uygulamak için, bu tarafların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tanımlamak ve mümkün olduğu kadar bunları yerine getirmek kritik önem taşır. Buna karşılık, kalite yönetim çabalarınızın sürekli iyileştirilmesine yardımcı olabilecek önemli geri bildirimler sağlayacaktır.
Bu bilgiyi belgelemeli miyiz?
Tüm bu verileri topladıktan sonra, belgelemek isteyip istemediğinize karar vermenin zamanı geldi ve eğer öyleyse, ne ölçüde olursa. Standardın organizasyonel bağlamınızı belgelemesini istemezsiniz, ancak düzenli olarak izlemeniz gerekir.
Elbette, içsel içeriğinizin belirli bileşenlerini süreç haritalama, organizasyon şemaları vb. yoluyla belgelemek isteyeceksiniz, ancak geri kalanını belgelemeyi tercih edip etmediğiniz, şirketinizin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olmalıdır.
Peki, tüm bu bilgiler nereye gidiyor? En kolay ve en pratik yaklaşım bu bilgiyi Kalite El Kitabınıza eklemeniz veya güncellemenizdir. Bu, KYS’nizin genel bir görünümüdür ve önceden gerekli bilgilerin çoğunu zaten içerdiğinden, yalnızca iç ve dış bağlamlar ve ilgili taraflarla ilgili bilgileri eklemeniz gerekir. Kalite El Kitabını güncellemenin kolaylığının yanı sıra, şirketinizdeki kişiler zaten bu konuya aşinadırlar, bu nedenle çok sayıda yeni bilgi öğrenmek veya yeni dokümantasyon yapısı bulmak zorunda kalmazlar. Ancak, sıfırdan başlamayı tercih ederseniz, her zaman yalnızca bu yeni bilgilerle ilgilenen yepyeni bir belge oluşturabilirsiniz.
Daha da ileri giderek, bağlamı nasıl tanımlayacağınız, kimin dahil olduğu, nasıl ve ne zaman izlendiğini ve gözden geçirildiği ile ilgili bir prosedürü belgelemeniz gerekip gerekmediğini düşünmelisiniz. Ekstra çalışma gibi gelebilir, ancak özellikle yeni gereksinimlerle yeni başlıyorsanız, yardımcı olabilir ve ilgili kişiler bazı yönlendirme kullanabilir.
Ama, bekle - dahası var
Tüm bu çalışmalar bittikten sonra, üst yönetimin yardımıyla şirketinizin iç ve dış ortamlarını düzenli olarak izleyip gözden geçirdiğinizden emin olmalısınız. Örgütsel bağlamın bu yeni anlayışı ile PEST (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik) ve SWOT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler) gibi analizler, kuruluşunuzun bu yeni gereksinimden gerçekten yararlanmasına yardımcı olabilir.
Organizasyonun içeriği gibi yeni bir gerekliliğin belgelenmesi ve ardından terk edilmesi, kolay bir çıkış yolu gibi görünebilir, ancak tüm bu çabaları boşa harcamayın. İçeriği tanımlarken öğrendiğiniz her şey, süreçlerinizi sürekli olarak iyileştirmenin yollarını aradıkça iyi bir kullanıma sunulabilir ve ilgili tarafların şirketiniz hakkındaki görüşlerini öğrenmek yalnızca size yardımcı olur.