Alper Bey, hızlı dönüş ve yorumlarınız için çok teşekkür ederim yazılarınızı daha öncesinde de okumuştum İlk etap için son derece iyi bir yönlendirici oldu. Kendi tecrübelerim doğrultusunda dokümantasyon süreçlerini oluşturmaya başladım aslında, gözlemlediğim kadarıyla talimatları kontrol formlarını kontrol planlarını süreçleri vs fakat;
sıfırdan kurulan bir sistemde standart maddeler doğrultusunda (prosedür gerekliliği şart olmasa da
) temel olarak örneğin *Uygun olmayan ürünün kontrolü prosedürü* Düzeltici İyileştirici Faaliyetler Prosedürü gibi prosedürler olmalıdır gibi açıkça başlık belirtilen doküman listesi tarzı yönlendiriciler olsa daha iyi olmaz mı?
Çiğdem Hanım tekrar merhaba,
Hak verirsiniz ki bir yazı da detaylı şekilde liste vermek hem zor hem bana göre doğru değil. Çünkü kimi firma değişiklik yönetimini prosedür olarak hazırlıyor kimisi süreç olarak, aynı şekilde diğer prosedürler için de geçerli. Genelde prosedür olarak hazırlansa da uygun olmayan işin kontrolünü süreç olarak hazırlayan firma sayısı da çok. O nedenle firmanın yapısına göre kurgu yapmak her zaman daha doğru olacağı için yazımda da kritik noktaları belirtmek istemiştim ve aslında birçok başlıkta şu prosedür ve liste olmalı tarzında ilerlemeye çalıştım.
Yazımın prosedür kısmını tekrar iletiyorum, burada göreceğiniz gibi en kritik prosedürleri açıklamaları ile belirtmeye çalıştım.
İnternette biraz gezinirseniz aslında bu tarz listeler bulmak mümkün, hatta direk dokümanları bile koyan danışmanlık firma siteleri mevcut.
İyi çalışmalar dilerim.
Prosedürlerin hazırlanması
Yukarıda bahsettiğim gibi dokümante edilmiş bilginin kontrolü, uygun olmayan ürünün kontrolü, eğitim, değişiklik yönetimi, iç tetkik vb. temel konuların prosedür olarak yazılmasında yarar vardır.
Dokümante edilmiş bilginin kontrolü prosedüründe; dokümanların kodlamaları, kimlerin hazırlayacağı ve onaylayacağı, revizyonlarının nasıl yapılacağı, nerede arşivleneceği, ne zaman ve nereye yedekleneceği, dağıtımlarının ve eski doküman imhalarının nasıl yapılacağı gibi bilgiler yer almalıdır. Firmada eski revizyonlu dokümanların kullanılmasının ve kişilerin dokümanlar üzerinde değişiklikler yapmasının önüne geçilmesi gerekmektedir. Doküman yönetimi tek bir noktadan yapılmalıdır.
Uygun olmayan ürünün (işin) kontrolü prosedüründe; giriş, proses ve final kontroller sırasında meydana gelebilecek uygunsuzlukların yönetimi açıklanmalıdır. Meydana gelebilecek uygunsuzluklar detaylı bir şekilde tanımlanmalı ve uygunsuzluk durumunda kime haber verileceği, hangi aksiyonların alınacağı, hangi kayıtların tutulacağı detaylı bir şekilde belirtilmelidir. Uygunsuzluk sadece giriş, proses ve final kontroller sırasında olmayabilir. Bu nedenle uygunsuzluk meydana gelebilecek noktaları detaylandırabilirsiniz.
Değişiklik yönetimi, prosedür şeklinde açıklanabileceği gibi, değişiklik yönetimi süreci adı altında akış şeması ile de tanımlanabilir. İki dokümanda da amaç, firmada gerçekleşecek değişiklik ihtiyaçlarının nasıl yönetileceğini açıklamak olmalıdır. Örnek vermem gerekirse; tasarım değişikliği ihtiyacının olması durumunda hangi adımlar uygulanır, değişiklik talebi kimin tarafından, hangi form ile yapılır. Değişiklik talebinin değerlendirmesi hangi yöntem ile kimler tarafından yapılır. Müşteri hangi aşamada bilgilendirilir gibi konular bu dokümanda anlatılmalıdır. Müşteri taleplerinde gelecek değişikliklerin değerlendirilmesi ve izlenecek yolların tanımlanması ayrıca önem taşımaktadır.
Eğitim prosedüründe; eğitim ihtiyaçlarının nasıl belirleneceği ve değerlendirileceği konularında detaylı bilgilere yer verilmelidir.
Not: Bakım faaliyetleri de prosedür olarak detaylı bir şekilde değerlendirilebilir. Firmalardaki maliyet kalemlerinin başında hammadde maliyetleri, bakım maliyetleri ve enerji maliyetleri gelir. Bu nedenle bakım konusu hem firma için hem müşteriler için, maliyet yönetimi ve üretimin aksamaması dolayısıyla sevkiyatların düzenli ve zamanında yapılması için çok önemlidir.
YBS
