Standardın 7.4 İletişim maddesi hakkında kafam karıştı. Bunu nasıl tanımlamak gerekiyor? Form örneği varsa paylaşabilir misiniz?Şimdiden teşekkür edeirm.
Merhaba,
Bu makaleye göz atmanızı tavsiye ederim. Sorunuzun cevabı iso tarafından şu şekilde belirtiliyor;
ISO 9001 Denetim Uygulamaları Grup Rehberliği:
İç İletişim
1. Giriş
Etkin bir iç iletişim süreci, herhangi bir kuruluşun kalite yönetim sisteminin başarısına katkıda bulunur. Tersine, bir kuruluşun kalite yönetim sistemi ile ortaya çıkan birçok sorun, genellikle
yetersiz iletişime kadar izlenebilir.
ISO 9001, madde 7.4 İletişimi, hem dış hem de iç iletişim için gereklilikleri belirlerken, bu çalışma bir kurumun iç iletişiminin denetlenmesine odaklanmaktadır.
2. Gereksinimler ve Rehberlik
Etkin kalite yönetimine ulaşmayı amaçlayan iç iletişim ile ilgili olarak ISO 9001'de belirtilen ve ima edilen gereklilikler vardır, örn .:
a) belirtilen şartların hükümleri
— 5.2.2
Kalite politikasını iletmek
— 7.4
İletişim
b) şartların hükümleri
— 5.1 Liderlik ve bağlılık (üst yönetimin gereksinimlerini belirleyen, birçoğu üst yönetim iletişimi, örneğin süreç yaklaşımı, risk temelli düşünme, iyileştirme ve KYS'nin etkinliğini sağlama gibi ilgili KYS kavramlarını destekleyenler).
— 9.2.2 d) İç denetimlerin sonuçlarını bildirmek.
İletişim ile ilgili ek rehberlik, ISO 9004: 2009, madde 5.4'te bulunabilir:
<<Stratejinin ve politikaların etkili iletişimi, kurumun sürekli başarısı için gereklidir.
Bu iletişim anlamlı, zamanında ve sürekli olmalıdır. İletişim ayrıca bir geri bildirim mekanizması, bir gözden geçirme döngüsü içermeli ve kuruluş ortamındaki değişiklikleri proaktif olarak ele almak için hükümler içermelidir.
Kurumun iletişim süreci hem dikey hem de yatay olarak çalışmalı ve alıcılarının farklı ihtiyaçlarına göre şekillendirilmelidir. Örneğin, aynı bilgi organizasyon içindeki kişilere müşterilere veya diğer ilgili taraflara göre farklı şekilde iletilebilir >>
ISO 9004'teki bu kılavuzun bir gereklilik olmadığını, ancak iç iletişimin alaka düzeyi ile ilgili daha fazla bilgi sağladığını belirtmek önemlidir.
3. İç iletişimi denetleme
Organizasyon içinde aşağıdaki iletişim araçlarının bir kısmı veya tamamı denetçi tarafından incelenmelidir::
▪ Yönetim çalışma alanlarında iletişim oluşturdu
▪ Başarıların tanınması için olanlar gibi takım toplantıları ve diğer toplantılar
▪ İlan panoları
▪ E-posta, intranet ve web siteleri
▪ Şirket veya kurum içi dergi / bülten
▪ Personel toplantıları
▪ Bireysel bildirimler veya harfler
Denetçi, kurumun iç iletişim süreçlerinin etkinliğini şu şekilde değerlendirebilir:
▪ Üst yönetim ile görüşme, iç iletişim uygulamaları ve etkinliği üzerine bakış açılarını kazanmak.
▪ İç iletişim için belirlenmiş yapılara genel bir bakış ve uygunluğunun incelenmesi.
▪ Kalite politikası, hedefleri ve yönetim sistemi performansının yanı sıra diğer ilgili KYS kavramları hakkındaki farkındalıklarını belirlemek için kişilerle görüşme.
▪ Uygun iç iletişimin gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek için kuruluşun düzeltici eylem süreçlerini değerlendirmek.
▪ Görüntülenen bilgilerin uygunluğunu ve yayınlanma tarihini değerlendirmek (iletilen bilgiler güncel değilse değerli değildir).
▪ Organizasyondaki geri bildirim mekanizmalarının incelenmesi, örn. Bire bir görüşme veya değerlendirme, çalışan anketleri, vb.
▪ Organizasyon içerisindeki eğitim programlarının değerlendirilmesi. Bu programlar, kalite yönetim sisteminin nasıl çalıştığı hakkında bilgi içermelidir.
▪ İç iletişim öğelerini içermesi gereken belgelenmiş bilgileri (örneğin toplantı tutanakları) görüntüleme.
4. Kuruluşun ISO 9001'in iletişim gereksinimlerine uygunluğunun değerlendirilmesi
Bir denetçinin, kurumun iç iletişim uygulamalarının etkinliğini tek bir denetim oturumu veya “zaman dilimi” sırasında belirleyebiliyor olması şüphelidir. Tüm denetim boyunca daha kapsamlı bir yaklaşım gerektirir, ancak denetim planında ayrı bir öğe olarak yer alması gerekmeyebilir. Denetim ekipleri, bu konunun işbirlikçi bir gözden geçirmesi için planlama yapmalıdır. İç iletişim, her sürecin denetimleri ve kurumun ilgili işlevleri sırasında ele alınmalıdır.
Benzer şekilde, kurumun iç iletişiminin etkinliğinin yalnızca kuruluştaki tek bir kaynaktan belirlenebilmesi şüphelidir.
Basit bir yaklaşım (“evet” ve “hayır” yanıtları için soruları kullanarak) bir kurum içindeki iç iletişimin etkili bir şekilde uygulanmasını değerlendirmek için yeterli olmayabilir.
İletişim konusundaki ISO 9001 gerekliliklerine uygunluk sadece denetimin sonunda, denetim kanıtlarının değerlendirilmesinden sonra ve diğer denetim ekibi üyeleriyle mutabakata varıldıktan sonra belirlenmelidir.